山东省地矿局五院积极探索“三一两双”档案管理模式

山东省地矿局五院积极探索项目档案管理模式，以标准化为指导，以项目需求为导向，初步探索了项目档案“三一两双”管理模式。 地质项目普遍具有投资大、周期长，涉及专业多、参加人员多、项目图纸多、基础资料多、成果资料多等特点，给档案工作带来一定的难度。地矿五院通过项目调研，积极探索档案管理模式，抓牢主责主业，推动档案管理规范化。 第一个“一”即一个项目一个档案管理网络。项目档案管理建立以项目主导部门为核心，以项目负责人、项目档案管理人员、技术质量主管部门、档案主管部门、技术人员组成的档案管理网络，明确职责、任务。档案管理网络建立实时沟通机制，定期开展档案管理网络查缺补漏。比如，项目成立之初，技术质量科同档案室及项目负责从库存档案中查找相关档案数据，形成数据链条，分析可利用的有价值的数据，指导项目初期建设。 第二个“一”即一个项目统一标准。根据项目专业类型，建立一套完备的项目档案管理标准。项目实施部门对项目档案负总责，对项目档案实行统一管理、统一标准。根据国家、行业和上级主管部门要求，将有关项目档案工作的标准、规范、制度整理施行。包括档案管理规定、项目文件的形成、整理、移交、归档管理办法，成果档案编制、评审、汇交管理，照片和音视频文件整理、归档办法，项目文件的归档范围和档案保管期限及密级，项目档案分类方案及细则等。 第三个“一”即一个项目备注小“tips”，收集归纳项目档案常见问题及解决办法。在日常的档案整理归档中，注意收集档案常见的问题、案例，分门别类建立文件夹和备注，帮助项目档案人员和档案管理工作者提高发现问题的能力，同时，也可以作为档案管理培训的素材，方便档案管理员学习项目档案管理知识，提高档案队伍的整体水平。 第一个“双”为双表，即“一张符合项目实际的归档范围和保管期限表”和“一张项目档案交接表”。项目主导部门结合项目内容、专业特点、管理模式等制定《归档范围和保管期限表》。归档范围涵盖项目全过程中形成的文字、图表、音像、实物、上级批示文件等，并在表中明确归档责任单位。项目完成后，根据项目档案条目，填写《项目档案交接清单》，纸质档案及电子档案分类提交入库。 第二个“双”为双人查验，即发挥“查缺补漏”的双人互检作用。双人查验，一般为技术质量科专业专家及档案室专业档案人员，从项目专业和档案专业双角度，保证档案工作全程可控。 （通讯员 王力） 来源: 山东省地矿局五院